총무 처음 맡았을 때 체크리스트

총무 업무는 크게 네 갈래입니다. 모임마다 이름은 달라도 내용은 거의 같습니다.

처음 한 달 동안 틀을 잡아 두면, 그다음부터는 입금 확인과 월말 정리 정도만 남습니다. 아래 순서는 그 틀을 잡는 과정입니다.

전임 총무에게서 일을 받는다면 기준일을 하나 정하는 것이 먼저입니다. 그날 이전의 숫자는 전임 총무가, 이후의 숫자는 새 총무가 설명하는 경계가 됩니다.

1. 기준일 통장 잔액 화면(캡처)과 전임 총무가 들고 있던 현금 금액
2. 지금까지의 장부와 지출 증빙
3. 미납 회원과 금액, 선납한 회원과 기간
4. 회칙과 회원 연락처
5. 이미 약속된 지출(예약금 잔금, 경조사비 등)

잔액은 이렇게 맞춰 봅니다

통장 853,500원과 현금 20,000원을 더한 값이 장부 873,500원과 같으면 인수 완료입니다. 확인이 끝나면 단톡방에 "11월 1일 기준 873,500원(현금 2만 원 포함) 인수했습니다"처럼 날짜와 금액을 한 줄 남겨 두세요.

새로 만든 모임이라 넘겨받을 것이 없다면 시작한 날짜와 시작 잔액 0원만 적어 두면 됩니다. 넘겨받을 항목과 서식은 총무 인수인계 가이드에 따로 정리했습니다.

네. 금액이 작아도 분리하는 것이 좋습니다. 생활비 통장에서 회비를 관리하면 결산할 때 어느 출금이 모임 돈인지 매번 설명해야 합니다. 방식은 세 가지 중에서 고릅니다.

고를 때는 다음 총무에게 통장을 인계하는 방법도 함께 정해 두세요. 은행별 차이는 모임통장 비교에서 볼 수 있습니다.

회비 규칙 — 합의하고 글로 남길 6가지

문제는 대개 금액보다 "그런 규칙이 언제 생겼냐"는 데서 시작합니다. 합의한 내용은 회칙에 넣어 두면 새 회원에게 매번 설명하지 않아도 됩니다. 조항 예시는 동호회 회칙·회계 규정 템플릿을 참고하세요.

회원 명부 — 다섯 칸이면 됩니다

1. 이름 — 이름이 같은 회원이 있으면 구분 표시
2. 연락처
3. 가입일 — 미납을 언제부터 셀지 정하는 기준
4. 회비 금액 — 할인 대상이 있을 때
5. 비고 — 임원 여부, 휴회 중 같은 상태

명부 옆에 월별 납부 칸을 붙이면 회비 장부가 됩니다. 처음부터 표를 그리기 번거롭다면 회비 엑셀 양식 3종을 내려받아 이름만 채워 쓰면 됩니다.

공지 — 채널 하나, 날짜 고정

1. 공지는 단톡방 공지 기능이나 밴드 공지글처럼 한 곳에만 올립니다.
2. 회비 안내는 매달 같은 날, 같은 형식으로 보냅니다.
3. 회비 현황을 캡처로 올릴지, 링크로 보여 줄지 정합니다.
4. 미납 연락은 단톡방이 아니라 개인 메시지로 합니다.

예를 들어 "11월 회비 25,000원 / 5일까지 / 입금자명 이름+11"처럼 틀을 하나 만들어 두면 매달 숫자만 바꿔 보내면 됩니다. 미납 연락 문장은 회비 미납 안내 문구 예시를 그대로 써도 됩니다.

영수증 — 쓴 날 바로 저장

영수증을 모아 두었다가 월말에 한꺼번에 정리하면, 어떤 금액이 무엇이었는지 기억이 이미 흐려져 있습니다. 날짜· 내용·금액을 파일 이름에 넣어 두면 나중에 검색만으로 찾을 수 있습니다.

결산을 연말에 한 번에 하려면 열두 달 치 숫자를 한꺼번에 맞춰야 합니다. 작은 마감을 자주 하는 편이 훨씬 쉽습니다.

월말 대조에서 장부가 412,000원인데 통장이 409,000원이라면 3,000원 차이입니다. 이체 수수료처럼 장부에 빠진 줄이 있는지부터 찾아보세요. 매달 차이를 0원으로 맞춰 두면 연간 결산은 열두 달 기록을 합치는 일로 끝납니다. 공개할 때 어떤 항목을 보여 줄지는 회비 결산보고서 공개 방법에 정리했습니다.

위 순서를 따르면 통장 앱·엑셀 파일·단톡방·휴대폰 사진첩에 기록이 나뉘어 쌓입니다. 회원이 늘수록 네 곳의 숫자를 서로 맞추는 일이 커집니다. 회비관리앱 총무의 가계부는 위 항목 중 기록·안내·결산 부분을 한 곳에서 하도록 만든 장부입니다.

미리 알아둘 점

1. 은행 계좌와 연동되지 않습니다. 입금을 확인한 뒤 총무가 직접 납부를 체크합니다.
2. 미납 회원에게 메시지를 자동으로 보내는 기능은 없습니다. 미납 금액을 보고 직접 연락합니다.
3. 엑셀 내보내기는 없고, 결산은 보고서 PDF로 공유합니다. 영수증 사진은 PDF에 들어가지 않습니다.
4. 보고서는 만든 시점의 내용으로 고정됩니다. 내역을 고쳤다면 같은 기간으로 다시 만듭니다.
5. 인수인계는 기록을 복사하는 기능입니다. 통장·카드·현금은 직접 넘겨야 합니다.
6. 모임 1개, 회비·수입지출 합산 30건, 모임노트 1건까지 무료입니다. 구독은 12개월 34,900원, 1개월 3,600원(부가세 포함)이며 결제는 앱에서만 됩니다.