모임 회비 장부 쓰는 법

총무의가계부 · 2026년 10월 7일 기준

핵심 요약

회비 장부는 날짜·구분·항목·내용·금액·잔액·증빙 7칸으로 만듭니다.
가장 중요한 칸은 잔액입니다. 매 줄 잔액을 이어 적으면 통장과 달라지는 지점을 바로 찾습니다.
기록은 입출금이 생긴 날, 대조는 매주, 마감·공개는 매월 한 번이 기본 루틴입니다.
잔액이 안 맞으면 차이 금액을 단서로 누락·중복·수입지출 뒤바뀜·수수료 순서로 확인합니다.

모임 회비 장부는 칸 수가 많다고 좋아지지 않습니다. 필요한 것은 돈이 들어오고 나간 순서대로 한 줄씩 적고, 줄마다 잔액을 이어 가는 것입니다. 이 글은 처음 총무를 맡은 사람이 오늘부터 바로 쓸 수 있도록 장부 구조와 기록 순서를 정리했습니다.

회비 장부란? 모임 돈의 입금과 지출을 날짜순으로 적고, 줄마다 잔액을 계산해 통장과 맞추는 기록입니다. 개인 가계부와 달리 누가 낸 돈인지와 지출 증빙을 함께 남깁니다.

1. 회비 장부에는 무엇을 적나요?

아래 7칸이면 동호회·동창회·계모임·빌라 관리비 어디든 쓸 수 있습니다.

칸	적는 내용	예시
날짜	통장에 찍힌 날 (현금은 받은 날)	09.12
구분	수입 또는 지출	지출
항목	정기회비·찬조금·대관료·모임비처럼 분류	대관료
내용	누가, 무엇을, 몇 월분인지	풋살장 2시간
금액	실제 오간 금액	88,000
잔액	바로 위 잔액 ± 이번 금액	464,000
증빙	영수증 파일명, 이체 화면, 현금 여부	0912_대관료.jpg

핵심은 잔액 칸입니다. 잔액을 매 줄 적어 두면 통장과 달라지는 줄을 바로 찾을 수 있습니다. 엑셀이라면 잔액 칸에 =위 줄 잔액 + 수입 − 지출 수식 하나만 넣으면 됩니다.

2. 한 달 장부 예시

풋살 동호회의 9월 장부입니다. 8월에서 넘어온 잔액(이월금) 512,000원으로 시작하고, 한 회원은 두 달치를 현금으로 미리 냈습니다.

날짜	구분	항목	내용	금액	잔액	증빙
09.01	—	이월금	8월 말 잔액	—	512,000	8월 장부
09.03	수입	정기회비	최유진 9월분	+20,000	532,000	통장
09.05	수입	정기회비	정다은 9월분	+20,000	552,000	통장
09.12	지출	대관료	풋살장 2시간	−88,000	464,000	0912_대관료.jpg
09.12	지출	모임비	음료·간식	−16,500	447,500	0912_음료.jpg
09.18	수입	찬조금	한지수 찬조	+30,000	477,500	통장
09.27	수입	정기회비	오세훈 9·10월분 선납	+40,000	517,500	현금
9월 합계			수입 110,000 / 지출 104,500	+5,500	517,500

이월금 512,000원 + 수입 110,000원 − 지출 104,500원 = 9월 말 잔액 517,500원입니다. 오세훈 님의 현금 40,000원을 아직 통장에 넣지 않았다면 월말 통장 잔액은 477,500원이고, 장부 잔액은 통장 477,500원과 보관 현금 40,000원을 더한 값과 같아야 합니다. 이 517,500원이 10월 장부의 첫 줄(이월금)이 됩니다.

3. 언제 기록하고 언제 맞춰 보나요?

장부가 꼬이는 가장 흔한 이유는 몰아서 적기입니다. 기록·대조·마감의 주기를 나눠 두면 부담이 줄어듭니다.

주기	할 일	요령
입출금이 생긴 날	장부에 한 줄 추가	입금자 이름과 몇 월분인지 확인, 지출은 결제 직후 영수증 사진
매주 한 번	장부 마지막 잔액과 통장 잔액 비교	이름을 모르는 입금은 이때 단톡방에 문의
매월 말	마감 후 회원에게 공개	아래 4장의 순서대로

TIP입금자명 규칙을 처음에 공지해 두세요. "이름+월(예: 최유진9월)"로 통일하면 누가 낸 돈인지 찾는 시간이 크게 줄어듭니다. 공지 문구는 회비 안내 문구 예시에 있습니다.

4. 월말 마감 순서

잔액 대조 — 장부 마지막 잔액이 통장 잔액 + 보관 현금과 같은지 확인합니다.
미납 집계 — 회원별로 그달 납부 여부를 표시하고, 미납액은 회비 × 미납 개월 수로 계산합니다. 휴회 중인 회원은 미납에서 빼고 따로 표시합니다.
회원 공개 — 이월금·수입·지출·잔액 네 숫자와 미납 합계를 같은 형식으로 매달 올립니다. 예:[9월 회비 결산] 이월 512,000원 / 수입 110,000원 / 지출 104,500원 / 잔액 517,500원 (통장 477,500원 + 현금 40,000원)
다음 달 준비 — 다음 달 장부 첫 줄에 이월금을 적습니다. 보관 현금은 가능한 한 빨리 통장에 넣습니다.

5. 통장과 잔액이 다를 때

차이 금액 자체가 가장 좋은 단서입니다. 예를 들어 음료·간식 16,500원을 장부에 빠뜨렸다면 장부가 통장보다 정확히 16,500원 많게 나옵니다.

차이의 모양	먼저 확인할 것
거래 한 건과 같은 금액	그 거래를 빠뜨렸거나 두 번 적음
어떤 거래 금액의 정확히 2배	수입을 지출로(또는 반대로) 적음
1,000원 미만	이체·출금 수수료, 예금 이자
통장이 더 많음	아직 누구 돈인지 모르는 입금
통장이 더 적음	자동이체·카드 결제가 장부에 없음
딱 떨어지지 않음	여러 건이 섞임 → 월초부터 한 줄씩 잔액 대조

끝내 원인을 못 찾았다면 "원인 미상 차액"으로 한 줄 적고 회원에게 알리세요. 금액보다 감춘 사실이 더 큰 문제가 됩니다.

6. 헷갈리는 상황별 기록법

상황	장부에 적는 법
몇 달치를 미리 냄	받은 날 수입 한 줄, 내용에 기간(예: 9·10월분 선납). 회원별 납부 표에는 달마다 납부 표시
현금으로 받음	받은 날 수입, 증빙에 '현금'. 나중에 통장에 넣을 때는 다시 적지 않음
총무가 개인 돈으로 먼저 결제	모임 통장에서 총무에게 돌려주는 날 지출로 한 번만 적고, 내용에 '총무 선지급 정산'과 영수증
이체 수수료	따로 지출 한 줄 (항목: 수수료)
탈퇴·과납 환불	원래 수입을 지우지 말고 지출로 '환불' 한 줄
누가 보냈는지 모르는 입금	수입으로 적고 내용에 '확인중(입금자명 그대로)', 확인되면 내용만 수정

7. 엑셀 장부 양식

처음부터 표를 만들기 번거롭다면 수식이 들어 있는 양식을 받아 쓰세요. 정기회비 관리표·번개모임 정산표·연간 결산표 3개 시트가 한 파일에 있습니다. 시트별 사용법은 회비 엑셀 양식 안내에 정리했습니다.

회비 엑셀 양식 3종 받기로그인 없이 다운로드 · 구글 스프레드시트에서도 열림

회비를 모아 둘 통장을 아직 정하지 않았다면 모임통장 비교도 참고하세요.

8. 장부 쓰는 시간을 줄이려면

엑셀 장부는 회원이 적고 회비만 걷는 모임에 잘 맞습니다. 회원이 늘면 회원별 납부 표와 입출금 장부를 따로 고치다가 두 기록이 어긋나는 일이 생깁니다. 회비관리앱 총무의 가계부는 이 두 기록을 하나로 묶었습니다.

장부 작업	총무의 가계부에서는
회비 받은 줄 적기	회비현황에서 칸을 누르면 수입 내역에 '정기회비'로 등록되고 통장잔고에 반영
잔액 계산	전체 수입 − 전체 지출로 자동 계산
미납 집계	회원별 미납 기간·금액 자동 계산, 휴회는 0원 납부로 제외
분기·연 단위 회비	납부 주기를 매월·2개월·분기·반기·연납·한 번만 중에서 선택
영수증	지출 내역에 영수증 사진 첨부 (회원도 공유 링크에서 확인)
월말 공개	공유 링크로 회원이 앱 설치 없이 확인, 월간·연간 결산 보고서 PDF

총무의 가계부 회비현황 화면과 회원이 공유 링크로 보는 화면 — 왼쪽은 총무가 쓰는 회비현황, 오른쪽은 회원이 공유 링크로 보는 화면

미리 알아둘 점

은행 계좌와 자동으로 연동되지 않습니다. 입금 알림을 보고 총무가 체크하는 방식이라 어느 은행이든 똑같이 씁니다.
엑셀로 내보내는 기능은 없고, 결산 보고서를 PDF로 내려받습니다.
지금까지의 기록을 다시 입력할 필요는 없습니다. 현재 잔액을 '이월회비'로 한 번 등록하고 이번 달 회비부터 체크하면 됩니다.

총무의 가계부

회비 체크·수입지출·결산 보고서를 한 곳에서 기록하고, 링크 하나로 회원에게 공개하는 모임 회비 장부 앱입니다. 모임 1개, 회비·수입지출 합산 30건까지 무료입니다.

총무의 가계부 알아보기

자주 묻는 질문

회비 장부와 가계부는 무엇이 다른가요?

가계부는 내 돈의 흐름만 적지만, 회비 장부는 여러 사람의 돈을 맡아 적는 기록이라 누가 낸 돈인지와 증빙을 함께 남겨야 합니다. 그래서 내용 칸에 회원 이름과 몇 월분인지를 적고, 지출에는 영수증을 붙입니다.

회비를 몇 달치 미리 받으면 장부에 어떻게 적나요?

받은 날 한 줄로 수입에 적고 내용에 '9·10월분 선납'처럼 기간을 남깁니다. 회원별 납부 표에는 해당 달마다 납부로 표시해 두면, 다음 달에 미납으로 잘못 잡히지 않습니다.

현금으로 받은 회비는 통장에 넣을 때 다시 적어야 하나요?

아니요. 받은 날 수입으로 한 번만 적고 증빙 칸에 현금이라고 표시합니다. 나중에 통장에 입금할 때는 장부 잔액이 변하지 않고, 보관 현금이 통장으로 옮겨갈 뿐입니다.

장부와 통장 잔액이 끝내 안 맞으면 어떻게 하나요?

월초부터 한 줄씩 잔액을 대조해 처음으로 어긋나는 줄을 찾습니다. 그래도 원인을 못 찾으면 '원인 미상 차액'으로 한 줄 적고 회원에게 알리는 것이 좋습니다. 숨긴 차액이 나중에 더 큰 오해를 만듭니다.

장부는 엑셀과 앱 중 무엇으로 쓰는 게 좋나요?

회원 10명 안팎에 회비만 걷는다면 엑셀로 충분합니다. 회원이 많아지고 내역을 자주 공개해야 한다면, 회비 체크가 수입 내역과 잔액에 자동으로 반영되고 링크로 공유되는 앱이 손이 덜 갑니다.