총무 인수인계 체크리스트와 인수인계서 양식

결산을 아직 공개하지 않았다면 인계보다 먼저 끝내세요. 공개 방법은 회비 결산보고서 공개에 정리했습니다.

예시로 회원 28명, 월회비 20,000원인 '일요 등산회'의 12월 31일 기준 양식 2번 칸을 채워 보겠습니다.

잔액이 안 맞으면 어떻게 하나요?

차이 금액 자체가 단서입니다. 아래 순서로 맞춰 보세요.

끝내 원인을 못 찾으면 차이 금액과 확인한 범위를 비고에 적고, 서명 전에 확인자와 공유합니다.

통장·카드·자동이체

• 통장: 모임주 변경이 되는 은행이면 변경 신청, 안 되면 후임 명의로 새 통장을 열고 잔액을 옮깁니다.
• 체크카드: 전임 명의 카드는 해지하고, 필요하면 후임 명의로 다시 받습니다. 미결제 금액도 확인합니다.
• 자동이체·정기결제: 대관료처럼 매달 빠져나가는 돈의 출금 계좌를 바꿀 날짜를 정합니다.

미납자 이름만 넘기면 부족합니다. 기간·금액·지금까지 나눈 연락까지 적어야 후임이 같은 메시지를 다시 보내지 않습니다.

선납자를 빠뜨리면 후임이 이미 낸 사람에게 독촉하는 사고가 납니다. 넘겨받은 미납자에게 처음 연락할 때 쓸 문장은 회비 미납 안내 문구를 참고하세요.

장부에는 안 나오고 전임 총무 휴대폰에만 저장돼 있다가 교체와 함께 없어지기 쉬운 정보들입니다.

1. 통장 앱의 기준일 잔액 화면을 캡처해 양식 2번 칸 숫자와 맞춥니다.
2. 미납·선납·휴회 목록을 장부와 한 줄씩 대조합니다.
3. 영수증 폴더, 보고서, 회칙, 명부를 후임이 자기 기기에서 직접 열어 봅니다.
4. 단톡방·밴드 관리자 위임을 그 자리에서 끝냅니다.
5. 카드 해지·재발급과 자동이체 변경 날짜를 정해 8번 칸에 적습니다.
6. 전임·후임·확인자가 9번 칸에 서명합니다.

서명이 끝나면 후임 총무의 첫 달이 시작됩니다. 새로 맡은 쪽이라면 처음 총무를 맡았을 때 할 일도 이어서 보세요.

공지에는 기준일 잔액을 꼭 숫자로 넣습니다. 숫자가 남아 있어야 몇 달 뒤 잔액을 두고 생기는 오해를 막을 수 있습니다.

위 순서에서 가장 오래 걸리는 일은 장부·미납·영수증 정리입니다. 회비관리앱 총무의 가계부로 장부를 써 왔다면 이 부분은 계정을 넘기는 대신 백업 아이디와 비밀번호 두 가지만 전달하면 됩니다.

미리 알아둘 점

• 전임의 개인 계정을 넘겨받는 방식이 아닙니다. 후임은 자기 계정으로 씁니다.
• 이번 인계를 엑셀로 받았다면 기준일 잔액을 수입/지출의 '이월회비'로 한 번 등록해 통장과 잔고를 맞추고 시작하면 됩니다.
• 은행 계좌와 자동으로 연동되지 않고, 미납자에게 자동 메시지를 보내지도 않습니다.