빌라 관리비, 총무가 직접 걷는 법

건물에 있는 설비만 넣으면 됩니다. 승강기가 있는 8세대 빌라라면 한 달 부과 내역이 대략 아래와 같습니다. 1년에 한두 번 나가는 비용은 12로 나눠 매달 조금씩 모읍니다.

세대 계량기와 별개로 건물 전체 고지서가 나오는 구조라면 아래 순서로 공용분만 떼어 냅니다.

1. 건물 전체 전기 고지서 금액을 확인합니다. → 352,000원
2. 각 세대가 자기 고지서로 따로 낸 금액을 더합니다. → 268,000원
3. 1번에서 2번을 뺀 금액이 공용분입니다. → 84,000원
4. 정한 배분 기준으로 나눕니다. 8세대 균등이면 세대당 10,500원입니다.

계절에 따라 공용분이 크게 오르면 이유를 한 줄 붙이세요. "12~2월 현관 히터 가동"처럼 원인이 적혀 있으면 따로 묻는 사람이 거의 없습니다.

같은 404,000원, 기준에 따라 이렇게 달라집니다

면적 비례는 404,000 ÷ 484㎡ ≒ 834.7원/㎡로 계산한 뒤 100원 단위로 반올림했습니다. 모자라거나 남는 몇백 원은 예비비에서 맞춥니다.

• 승강기 비용만 2층 이상 세대에 나누고 1층을 빼 주는 건물도 있습니다.
• 기준은 입주민 합의로 정하고, 정하면 적어도 1년은 바꾸지 않는 편이 분쟁이 적습니다.
• 합의한 기준은 매달 안내문 맨 아래에 한 줄로 적어 두세요.

①부과·수납 시트 채우는 순서

1. 기준월 칸에 2026-10처럼 이번 달을 적습니다.
2. 배분 방식 칸에 "균등" 또는 "면적"을 글자 그대로 입력합니다. 두 단어 중 하나로 바꾸면 세대별 금액이 다시 계산됩니다.
3. 오른쪽 공용 전기 계산 칸에 건물 전체 고지액과 세대 사용분 합계를 넣습니다. 공용 전기 금액은 그 차이로 자동 채워집니다.
4. 나머지 6개 항목 금액을 적으면 부과 총액이 나옵니다.
5. 세대 표에 호수·세대주·전용면적을 적습니다. 최대 20세대까지 들어갑니다.
6. 입금이 확인되면 납부일과 납부액을 적습니다. 덜 낸 세대는 미납액 칸이 빨갛게 바뀝니다.

②연간결산 시트 예시 (1~3월)

월말 잔액은 전월 잔액에 그달 수입을 더하고 지출을 빼서 이어집니다. 통장 잔액 칸을 채우면 차이가 바로 보이고, 표 아래 검산 칸이 "일치"인지 확인하면 됩니다. 입주민에게 보낼 때는 원본 파일보다 PDF로 저장해 보내는 편이 수식이 깨지지 않습니다.

그달 세대 부과액 ÷ 그달 날수 × 실제 산 날수

10월(31일) 부과액이 50,500원인 세대가 12일에 이사를 나갔다면, 나간 세대는 50,500 × 12 ÷ 31 ≒ 19,500원, 13일에 들어온 세대는 50,500 × 19 ÷ 31 ≒ 31,000원을 냅니다. (둘 다 100원 단위 반올림) 둘을 더하면 50,500원으로 맞습니다. 계산한 금액은 양식의 비고 칸에 적어 둡니다.

이사 전에 확인할 것

1. 이사 당일을 어느 세대 몫으로 칠지 정합니다 (전입신고일 기준인지, 실제 이사일 기준인지).
2. 나가는 세대에 밀린 관리비가 없는지 이삿날 전에 확인합니다. 떠난 뒤에는 연락이 닿기 어렵습니다.
3. 미리 낸 관리비가 있으면 돌려줄 금액을 함께 계산합니다.
4. 세입자가 사는 집이면 어떤 항목을 집주인이, 어떤 항목을 세입자가 내는지 계약서를 봅니다.

장기수선충당금처럼 흔히 소유자 몫으로 보는 항목도 건물 사정과 임대차 계약 내용에 따라 달라질 수 있습니다. 애매하면 계약서를 먼저 보고, 그래도 모르겠으면 관할 구청에 물어보세요.

공개 안내문에는 미납 총액과 세대 수만 적고, 어느 집인지는 개별 연락으로만 다룹니다. 말 꺼내기가 어렵다면 미납 안내 문구의 개인 메시지 문장을 호수와 금액만 바꿔 쓰세요.

관리비 다툼은 금액보다 어디에 썼는지 모를 때 시작됩니다. 매달 같은 순서로 아래 네 가지를 보여 주세요.

1. 항목별 지출과 부과 총액
2. 세대별 부과액과 배분 기준
3. 지출 증빙 (청소 용역비 이체 화면, 수리 영수증 등)
4. 남은 잔액과 예비비가 얼마나 쌓였는지

게시판에는 이 요약만 붙이고 상세 내역은 링크나 QR 코드로 연결하면 매달 종이를 뽑지 않아도 됩니다. 결산을 어떤 모양으로 공개할지는 회비 결산보고서 공개하는 법도 참고하세요.

빌라 총무의 일은 모임 총무와 뼈대가 같습니다. 정해진 돈을 여러 집에서 걷고, 공용으로 쓰고, 그 기록을 모두에게 보여 주는 일입니다. 그래서 회비 장부 앱 총무의 가계부를 이렇게 바꿔 쓸 수 있습니다.

미리 알아둘 점

• 관리비 부과서를 만들어 주거나 공용 전기를 나눠 주는 계산 기능은 없습니다. 부과액은 위 엑셀 관리표로 정하고, 앱은 수납·지출·공개를 맡기는 구성이 편합니다.
• 공용 전기 때문에 매달 금액이 바뀌면 회비현황에서 납부 처리할 때 금액을 직접 고치면 됩니다. 다만 미납 금액은 지금 설정된 회비 × 미납 개월 수로 계산되므로, 실제 그달 부과액과 다를 수 있습니다.
• 은행 계좌와 연동되지 않고, 미납 세대에게 자동으로 문자를 보내지도 않습니다.
• 무료로는 모임 1개, 회비·수입지출 합산 30건까지 등록됩니다. 8세대에 지출 7건이면 한 달 15건 정도라 두 달쯤 써 보고 구독 여부를 정하면 됩니다.